Ministère de la Recherche : la mission des Archives nationales

Historique et missions

Créée en 1982 et implantée sur le site Descartes depuis septembre 1984, la Mission des Archives nationales Recherche est l’interface entre l’administration centrale de la Recherche et la direction des Archives de France pour garantir le respect de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives (cf. textes législatifs)
La Mission des Archives nationales Recherche :
• joue un rôle de conseil et d’incitation en ce qui concerne les archives courantes ;
• aide les services à gérer la masse de leurs archives utiles tant administratives que scientifiques ;
• sélectionne et conserve (au Centre des archives contemporaines, à Fontainebleau) les documents intéressant l’histoire des sciences en établissant des instruments de recherche informatisés ;
• valorise le patrimoine archivistique de la Recherche par l’orientation des chercheurs en histoire des sciences et la réalisation de guides des sources d’archives.

Quand verser ?
Un versement annuel est conseillé, hors période d’intense activité administrative du service. L’entassement en vrac dans des armoires est à proscrire.
A chaque cessation de fonctions ou mutation, pour ses archives intermédiaires quand l’utilité administrative n’est plus quotidienne. La Mission assure en cas de besoin, la communication administrative des dossiers au service versant.

En cas de déménagement
- Appelez très tôt les Archives : vous êtes rarement le seul à déménager ; il faut planifier.
- Réfléchissez à ce qui vous est encore utile et pour combien de temps. Voyez ce qui peut être éliminé.
- Identifiez précisément les documents que vous archivez (contenu et dates des dossiers)

Le traitement des arriérés ne passe pas par la solution du pilon mais par une action conjuguée : Service versant -Mission des Archives nationales.A terme, doit " s’épuiser " la situation de ces arriérés au sein du Ministère.

Que verser ?
Seuls sont versés les documents résultant de votre activité administrative notamment courrier chrono, notes et rapports, P.V. des réunions, dossiers techniques et thématiques, mise en place de colloques, séminaires. Les notes manuscrites prises au cours de réunions et bien identifiées (lieu, date, intervenants) ne sont pas "jetables". Ces notes peuvent apporter à l’historien, un éclairage sur les décisions prises.

Quelques notions de tri " incontournables " :
Il faut toujours garder l’original même s’il se présente moins bien que la copie puisque c’est lui qui fait foi. S’il n’y a pas d’original, on conservera l’exemplaire dont la frappe est la meilleure. Si l’un des exemplaires porte desannotations, c’est lui qu’on choisira puisqu’il apporte des informations supplémentaires. La minute manuscrite est à détruire sauf si elle émane d’une personnalité ou si l’on ne possède pas le texte par ailleurs. En revanche, il est intéressant de garder les projets successifs d’un texte qui reflètent le travail de l’Administration et l’évolutiond’une affaire. LES DOSSIERS EN UN SEUL EXEMPLAIRE SUFFISENT.

Un fonds d’archives détruit n’est plus reconstituable ou le sera très difficilement et partiellement.

Comment verser ?
La Mission utilise des cartons normalisés de type DIMAB. Le bordereau est une liste des documents.

Présentation matérielle des dossiers
Les dossiers doivent être conditionnés dans des chemises à sangle, classeurs ou boîtes d’archives (3 pour 1 carton Dimab). Au dos, sont portées les mentions suivantes :

- titre du dossier	} mentions reportées sur le bordereau de versement
- dates extrêmes

Fonction du bordereau
Le bordereau est la pièce justificative de l’opération de versement. C’est l’outil de gestion et de recherche principal des archives et un instrument de liaison entre le service versant et le service d’archives.

Conseil pour l’établissement du bordereau
- Il comporte l’identification de l’administration versante.
- Il indique la durée d’utilisation administrative (D.U.A.) possible des documents versés ce qui corrsespond à la durée pendant laquelle le service pense avoir besoin de ses archives et pendant cette période la Mission des archives nationales s’engage à ne faire aucun travail de tri des documents. - Il propose leur conservation définitive ou leur destruction, opération qui ne peut-être effectuée qu’avec l’accord préalable du service versant, par le service d’Archives.

Ses feuilles intercalaires comportent les numéros de cartons et énumèrent les titres et dates extrêmes des dossiers contenus dans chaque carton Dimab.
Les titres portés par les services doivent être compréhensibles de l’extérieur; il s’agit trop souvent de raccourcis hermétiques ou d’un langage inintelligible aux non-initiés.

Attribution par la Mission d’un numéro de versement
Celui-ci sera reporté sur le bordereau de versement. Sur chaque carton apparaîtra, sur le devant (côté poignée), le numéro de versement suivi du numéro de carton (exemple : 715/1, 715/2,...).

Enlèvement des cartons
Le transfert des documents jusqu’aux dépôts de préarchivage est assuré par la Mission des archives nationales.
Une fois le versement terminé, pour demander son enlèvement, on téléphone à la Mission des archives nationales en précisant le numéro de versement, le nombre de cartons et le numéro de bureau où ils se trouvent.

Destruction
Il n’est pas de destruction d’archives autre que celle prévue par la loi : le pilon ministériel.
Sans le visa de destruction de l’archiviste, l’élimination sauvage présente l’inconvénient d’être illégale et de ne pas être toujours pratiquée à bon escient, laissant parfois subsister les plus modestes au détriment des plus utiles et des plus intéressants pour la recherche historique. L’élimination concertée doit s’appuyer sur une sélection raisonnée.

Communication
Comment faire revenir un dossier ?
Sur simple appel à la Mission en précisant la référence exacte, référence indiquée sur le bordereau de versement :n° de versement, n° de carton, dossier recherché.
Le délai est en fonction du gisement d’archives :
- immédiatement à la disposition du service versant si le document est conservé dans le dépôt de préarchivage dela Mission- 5 à 10 jours si le dossier est conservé au Centre des archives contemporaines (ce délai pouvant être de 24 h en cas de déplacement du Ministère à Fontainebleau)

Qui a accès à ces documents ?
Seul, le service versant (service d’origine ou héritier des attributions d’un service dissous) a accès à ses documents pendant 30 ans.La demande en communication de service à service ne pourra se faire qu’avec l’accord du service versant.
Des délais plus longs existent :
- pour certains types de secret (60 et 100 ans)
- pour les dossiers de carrière (120 ans à compter de la date de naissance)
Au terme de ces délais, les documents peuvent être communiqués au public.

Certains universitaires demandent parfois une dérogation pour consulter des documents de moins de 30 ans.
Cette dérogation est accordée uniquement sur autorisation conjointe du Ministère de la Recherche et du Ministère de la Culture, selon les dispositions de la loi n° 79-18 du 3 janvier1979 sur les archives.

Fonds d'archives

Archives intermédiaires collectées par la Mission
• Fonds d'archives provenant de Cabinets ministériels et de Directions scientifiques et administratives portant sur :
- l'espace et les technologies avancées,
- l'innovation et les sauts technologiques,
- le génie génétique,
- la recherche industrielle,
- l'information scientifique et technique,
- les affaires internationales,
- Crédit d'impôt recherche.
• Fonds d'archives venant du groupement de recherche sur le génome, du Centre d'étutes des systèmes et technologies avancées (CESTA) et de l'Agence spatiale européenne comportant archives sonores et vidéothèque.

Archives définitives transférées au Centre des archives contemporaines à Fontainebleau
• Fonds d'archives émanant de Cabinets ministériels concernant :
- les affaires régionales,
- les organismes de recherche
- la recherche de base.
• Fonds d'archives de secteurs scientifiques sur :
- la physique,
- les mathématiques,
- la physique nucléaire,
- les grands équipements comme le synchrotron à Grenoble.
• Fonds d'archives relatant les affaires internationales et les affaires scientifiques de Défense.
• Fonds d'archives sur l'orientation de la recherche comme le Conseil supérieur de la recherche et de la technologie.

Calomimètre électromagnétique pour l'étude de collisions d'ions lourds ultra relativistes au CERN
(CNRS, Audiovisuel - Photothèque n° 95D00147).

Laboratoire du Phytotron à Gif s/Yvette : culture des fruits en tube à essai
CNRS, Archives Photo, cliché n° 61-1458
(Mission AN Recherche, RE130 supplément)

Bouée-laboratoire de Cousteau, lancée en mai 1963, permettant des observations jusqu'à 50 m de profondeur
photo Musée de Monaco - Documentation française,
Photothèque, C 455-0
(Mission AN Recherche, RE130 supplément)

Observatoire de Haute-Provence Saint-Michel ( Basses-Alpes) :
vue générale du télescope de 1, 93 m et du pupitre de commande. Observation au foyer newtonien. Le fond du barillet est exceptionnellement découvert.
CURIEN, Hubert. - La continuité de la recherche et la mobilité des chercheurs
In : Le Progrès scientifique, n°145-146, août 1971, p. 25
(Mission AN Recherche, RE130 supplément)

Programme d'essai du 2ème étage de la fuséeEUROPA I : lancement de la fusée CORA à Hammaguir, le 27 novembre 1966
(Mission AN Recherche, RE 130 supplément)

Iles Kerguelen : photo d'un lancement de ballon stratosphérique derrière le mur pare-vent,s.d.
In : DGST, le Progrès scientifique, n° 84, mai 1965, p. 17 (Mission AN Recherche, RE 130 supplément)

Stomatocytes (maladie MINKOWSKI - CHAUFFARD) : Globule rouge pathologique au microscope électronique à balayage, s.d.
Hôpital Kremlin-Bicêtre, Institut de pathologie cellulaire, INSERM U 48 (Mission AN Recherche, RE 130 supplément)

Maquette de prototype en soufflerie
ONERA, service des relations extérieures (Mission AN Recherche, RE 130 supplément)

Essai à 400 km/heure de l'Aérotrain expérimental 02, véhicule haute vitesse, 1966 (?)
Photo Sté de l'Aérotrain
(Mission AN Recherche, Re 130 supplément)

Accueil des chercheurs

La Mission Recherche reçoit les chercheurs s'intéressant à l'histoire des sciences sur rendez-vous. Elle oriente les recherches dans ses fonds d'archives et met à disposition les inventaires d'archives définitives, fichiers et bordereaux d'archives intermédiaires librement communicables dans les locaux de la Mission :
1, rue Descartes 75231 Paris Cedex 05, du lundi au vendredi de 9 h à 18 heures.
Tél. : 01 55 55 84 58 Télécopie : 01 55 55 85 88
Mél : ghislaine.bidault@recherche.gouv.fr
Il est possible d'obtenir des photocopies de documents dans les limites imposées par le souci de préservation du patrimoine et les règles de communicabilité.
Etant donné le caractère récent de la plupart des versements d'archives Recherche, l'accès des documents peut être subordonné à l'obtention d'une dérogation ou d'une autorisation de consultation et le cas échéant, il sera nécessaire d'utiliser les procédures en vigueur auprès de la Direction des Archives de France, eu égard à la loi sur les archives du 3 janvier 1979.
Ces procédures sont exigibles lors de la consultation de ces documents au Centre des archives contemporaines de Fontainebleau, dépôt des Archives nationales chargé de recevoir, conserver et communiquer les archives des grands corps de l'Etat, des ministères et des établissements publics nationaux sous tutelle des différents départements ministériels.

Publications

BIDAULT, Ghislaine. - L’Administration de la Recherche, intérêt des archives de tutelle (actes en cours de publication). -
In : séminaire Sciences et archives contemporaines. - Paris : Ecole nationale du Patrimoine, 20-22 novembre 1996

BIDAULT, Ghislaine. - Les Mémoires de la Recherche, état des versements 1977-1989. - Paris : CNRS Editions, 1993. - 141 p. : ann.

MISSION RECHERCHE. - Etat général des fonds DGRST, 1958-1981. - Paris, 1983. - XX-198p.

MISSION RECHERCHE. - Références archivistiques sur les recherches polaires au sein des administrations centrales : Recherche, CNRS, France outre-mer. - Paris, 1998. - 131 p. : couv. ill. en coul., ann. ill., photogr.

MOUNIER, Catherine. - Références archivistiques sur la recherche spatiale. - Paris : Mission des Archives nationales, 1996. - 66 p. : ann. ill.

Textes législatifs

Archives publiques et privées
• Loi n° 79-18 du 3 janvier 1979
Accès aux documents administratifs
• Loi n° 78-753 du 17 juillet 1978
Archives publiques : traitement et communicabilité
• Décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979
• Décret n° 79-1038 du 3 décembre 1979
• Arrêté du 2 août 1991 relatif à la communication au public de documents administratifs au CNRS.
Archives informatiques : élaboration et communicabilité
• Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978

Adresses utiles

Fonds apparentés

Education : Elise FRANQUE, Conservateur - Mission des Archives nationales
Ministère de l’Education nationale
101 rue du Grenelle 75700 Paris
Tél : 01.55.55.00.58 - Télécopie : 01.55.55.00.78 - Mél : e.franque@edutel.fr

Industrie : Bernard VUILLET, Conservateur - Mission des Archives nationales
Secrétariat de l’Industrie
20 avenue de Segur 75353 Paris 07 SP
Tél : 01.43.19.40.94 - Télécopie : 01.43.19.36.26

CNRS : Louis COSNIER, Responsable - Bureau des Archives de la délégation Paris Michel Ange
3 rue Michel Ange 75794 Paris Cedex 16
Tél : 01.44.96.44.35 - Télécopie : 01.44.96.49.32 - Mél : louis.cosnier@cnrs-dir.fr
http://www.cnrs.fr/Archives/

Adresses utiles

Centre d’accueil et de recherche des Archives nationales (CARAN)
11 rue des Quatre-Fils 75003 Paris
Tél : 01.40.27.64.19 - Télécopie : 01.40.27.66.28
http://www.culture.fr/culture/sedocum/caran.htm

Centre des archives contemporaines (CAC)
2 rue des archives 77300 Fontainebleau Cedex
Tél : 01.64.31.73.73 - Télécopie : 01.64.31.73.03 - Mél : christine.petillat@font.culture.fr
http://www.culture.fr/culture/sedocum/cac.htm